eInvoicing


Die Ausgangssituation

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom April 2014 hat das Ziel, die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voranzutreiben und damit Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Schätzungen gehen von einer möglichen Kostenersparnis von 60 bis 80% aus.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom April 2014 verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen

Das im April 2017 verabschiedete E-Rechnungsgesetz des Bundes setzt diese Forderungen in nationales Recht um. Für alle öffentlichen Einrichtungen von Ländern und Kommunen gilt dafür eine Frist bis spätestens April 2020. Für Bundesbehörden gilt bereits der November 2018.

Das bedeutet, Rechnungssteller müssen Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und übermitteln.
 Rechnungsempfänger müssen diese elektronischen Rechnungen unter Nutzung eines Verwaltungsportals elektronisch empfangen.

Der Bund und einige Bundesländer sind dabei, eine Rechnungseingangsplattform zu entwickeln, mit deren Hilfe eingehende Rechnungen einfach an die relevanten Stellen in der Verwaltung übermittelt werden können.

Rechnungsformate

Was ist eine X-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU muss bestimmte Anforderungen an Struktur und Inhalt erfüllen. Die X-Rechnung ist ein strukturierter, standardisierter Datensatz im XML-Format, der automatisch elektronisch versendet und verarbeitet werden kann. Das XLM-Format ist ausschließlich maschinenlesbar.

Andere digitale Formate wie E-Mails, reine PDF-Formate oder eingescannte Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen, da ihnen Standardisierung und Struktur fehlen.

Was ist ZUGFeRD 2.0?

ZUGfeRD ist ein hybrides Format. Es besteht aus dem verpflichtenden maschinenlesbaren Teil, der alle Informationen gemäß der EU-Richtlinie enthält und einer zusätzlichen Bild- oder PDF-Datei, die von Personen gelesen werden kann.

Noch ist allerdings unklar, ob alle Bundesländer das hybride Format akzeptieren.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine international ausgearbeitete Lösung mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender elektronisch unterstützter öffentlicher Beschaffungsverfahren (Public eProcurement) innerhalb der Europäischen Union.

Es handelt es sich um ein offenes europäisches Datenaustauschnetzwerk, dem jede Person und Institution beitreten kann. Ziel von PEPPOL ist die Verbindung verschiedenster Beschaffungsprozesse und elektronischer Rechnungssysteme in Europa über eine webservicebasierte Infrastruktur. Diese erfüllt die Anforderungen einer sicheren und verlässlichen Datenübermittlung.

Länderspezifische Versionen

Die länderspezifischen Anforderungen und ihre Implementierung kann sich zwischen EU-Mitgliedstaaten unterscheiden, aber in der Regel verwenden sie UBL (Universal Business Language) in unterschiedlichen Versionen mit Anpassungen, ebenso wie PEPPOL-Spezifikationen und -Zugriffspunkte für die Überprüfung und den Transport. Der Hauptvorteil von UBL ist, dass Geschäftsunterlagen für unterschiedliche Zwecke standardisiert werden können. UBL ist ein flexibler, internationaler Standard, der viele Geschäftsanforderungen unterstützt, deshalb können diese Geschäftsunterlagen über Landesgrenzen hinweg ausgetauscht werden.

Der Prozess

Unser Service

Sie schicken uns Ihre Rechnungen als XML oder erstellen diese über unsere Cloud-Lösung. Wir kümmern uns um das Mapping und die Validierung und leiten Ihre Rechnung an den Rechnungsempänger weiter. Wir unterstützen alle 3 Formate (X-Rechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS) 

Wir unterstützen und beraten Sie bei der Implementierung von E-Invoicing.

Nutzen Sie die Vorteile des E-Invoicing:

  • Einhaltung rechtlicher Vorschriften
  • Senkung der Kosten für die Dokumentenbearbeitung
  • Weniger fehlerhafte Rechnungen und schnelle Ausführung von Zahlungen

Archivierung als zusätzliche Funktion

Alle E-Rechnungen müssen auch elektronisch archiviert werden. Es gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).  Die XLM-Datei der X-Rechnung gilt dabei als Rechnungsoriginal.

Contact Us

Phone: +49 (0) 561 56014565